スタンドアップでチームの連携を深める質問とは？効果的な問いかけの具体例
スタンドアップを単なる報告会にしないために：質問の重要性
スタンドアップミーティングは、チームの現状を短時間で共有し、連携を強化するための重要な習慣です。しかし、運営経験が浅いプロジェクトリーダーの方にとって、「ただ一人ひとりの報告を聞くだけで終わってしまう」「メンバーからなかなか情報が出てこない」といった悩みを抱えることもあるかもしれません。
スタンドアップをより効果的なものにする鍵の一つは、「質問力」にあります。メンバーからの報告を聞くだけではなく、適切な質問を投げかけることで、チーム間の連携を促したり、潜在的な課題やリスクを早期に発見したりすることが可能になります。この記事では、スタンドアップでチームの連携を深め、より良い情報を引き出すための質問の考え方と、具体的な問いかけの例をご紹介します。
なぜスタンドアップで質問が必要なのでしょうか？
スタンドアップの基本的な目的は、チーム内の情報の透明性を高め、日々の作業における障害を取り除くことです。メンバー一人ひとりが「昨日やったこと」「今日やること」「何か障害はあるか」を共有することで、チーム全体が進捗状況を把握し、互いに助け合う機会が生まれます。
しかし、この共有が単なる作業報告に終始してしまうと、情報の断絶が起きたり、チーム全体の連携が疎かになったりすることがあります。ここでリーダーやファシリテーターが適切な質問を投げかけることで、以下のような効果が期待できます。
- 情報の深掘り: 報告だけでは見えない背景や状況を明らかにする。
- 連携の促進: 特定のメンバー間の協力が必要な点に気づかせたり、確認を促したりする。
- 潜在的課題の発見: メンバー自身も気づいていないかもしれないリスクや、言葉になっていない懸念を引き出す。
- チームの一体感向上: お互いの状況に関心を持ち、サポートし合う文化を育む。
効果的な質問の基本的な考え方
スタンドアップで効果的な質問を行うためには、いくつかの基本的な考え方があります。
- オープンクエスチョンを意識する: 「〜は終わりましたか？」のような「Yes/No」で答えられるクローズドクエスチョンよりも、「〜について、今の状況はどうですか？」「〜を進める上で、何か考えられることはありますか？」といった、より詳細な説明を引き出すオープンクエスチョンを心がけます。
- 単なる進捗確認に留まらない: 「〇〇のタスクはどこまで進みましたか？」という質問も重要ですが、それだけでなく、「そのタスクを進める上で、他の誰かの情報や助けは必要ですか？」「このタスクの次のステップで、何か懸念している点はありますか？」のように、チーム内の連携や潜在的なリスクに焦点を当てた質問を加えます。
- 相手の状況を理解しようとする姿勢: 質問は尋問ではありません。メンバーがどのような状況にいるのか、何に困っているのかを理解したいという姿勢で問いかけます。
- 沈黙を恐れすぎない: 質問の後、すぐに答えが出なくても焦る必要はありません。メンバーが考えをまとめるための短い時間を与えることも大切です。ただし、タイムボックスを意識し、長すぎる沈黙は避ける工夫も必要です。
チームの連携を深める具体的な質問例
ここでは、スタンドアップでチームの連携を深めたり、より建設的な情報共有を促したりするための具体的な質問例をいくつかご紹介します。これらの質問は、メンバーの報告内容に合わせて適宜使い分けてください。
1. 連携・協業の必要性を引き出す質問
- 「〇〇さん、今日の作業で、△△さんのインプットや協力が必要な部分はありますか？」
- 「〜の機能開発について、フロントエンドとバックエンドで何か事前にすり合わせておきたいことはありますか？」
- 「私のタスクと関連して、何か共有しておきたい情報や、逆に知りたい情報はありますか？」
これらの質問は、メンバー間の依存関係を明確にし、スタンドアップ中に必要なコミュニケーションを促すことができます。
2. 潜在的な課題やリスクを早期に発見する質問
- 「今の作業で、何か『もしかしたら問題になるかもしれない』と感じている点はありますか？」
- 「このタスクを進める上で、自分だけでは判断が難しい、誰かに相談したい点はありますか？」
- 「〇〇のタスクに取り組んでいて、新しく気づいたことや、当初の想定と違った点はありますか？」
報告では出てこないかもしれない「懸念」や「気づき」を引き出すことで、問題が大きくなる前に対応できます。
3. 経験や学びを共有し、チーム力を高める質問
- 「昨日〇〇のタスクで苦労されていたようですが、そこから何かチーム全体で活かせそうな学びはありましたか？」
- 「〜の実装について、何か新しい発見や、他のメンバーにも知っておいてほしいコツはありますか？」
- 「このプロジェクトを進める上で、何か『こうするともっと良くなるのでは？』というアイデアや提案はありますか？」
これらの質問は、個人の経験をチーム全体の知識として共有し、相互の成長を促す効果があります。
4. ヘルプの必要性を促す質問
- 「もし、作業を進める上で何か一つ助けが得られるとしたら、それは何ですか？」
- 「現在の状況で、何かチームからのサポートが必要な点はありますか？」
具体的な助けを求めることは、特に経験が浅いメンバーには難しい場合があります。具体的な状況を想像させるような質問をすることで、ヘルプを求めやすくします。
質問する上での注意点
効果的な質問は、単に問いかけるだけでなく、いくつかの注意点があります。
- 尋問にならない: 高圧的な口調や、問い詰めるような質問は避けましょう。あくまでサポートするための問いかけであることを意識します。
- 全員に均等に機会を与える: 特定のメンバーばかりに質問が集中しないように、チーム全体に目を配ります。
- 回答をすぐに評価しない: メンバーからの回答に対して、すぐに「それは違う」などと否定的な反応をしないようにします。まずは受け止め、必要に応じてさらに掘り下げる質問をします。
- 背景を理解しておく: メンバーの担当しているタスクや、過去の経緯について基本的な理解があると、より的確な質問ができます。
まとめ：質問を通じて、スタンドアップを「進化」させる
スタンドアップでの効果的な質問は、単に情報を引き出すだけでなく、チーム内の信頼関係を築き、相互理解を深めるための強力なツールとなります。単なる報告会から一歩進んで、チームの連携を強化し、隠れた課題を顕在化させる「進化」したスタンドアップを目指しましょう。
今回ご紹介した質問例はあくまで一例です。ぜひ、ご自身のチームの状況やメンバーの特性に合わせて、質問をアレンジしたり、新しい質問を試したりしてみてください。そして、メンバーからの反応を見ながら、どのような質問がチームにとって最も効果的かを探求していくことが大切です。
今日から一つでも良いので、具体的な質問をスタンドアップに取り入れてみてはいかがでしょうか。その小さな一歩が、チームのコミュニケーションと生産性を向上させる大きな変化につながるはずです。